Pemerintah Inggris dapat cenderung menandatangani kontrak untuk proyek TI besar sebelum memiliki pemahaman yang baik tentang persyaratan, menurut direktur Kantor Audit Nasional (NAO).
Berbicara di acara Whitehall yang memeriksa prioritas untuk Kantor Digital dan Data Pusat, tim teknologi pusat Kantor Kabinet yang dibentuk setahun lalu, Yvonne Gallagher, direktur digital NAO, mengatakan bahwa melibatkan mitra komersial dalam proyek-proyek TI besar “bermasalah di semua sisi. “
“Kami menemukan dalam program berskala besar bahwa, sebelum semuanya benar-benar dimulai, [there is] pemikiran, analisis, arsitektur dan desain yang tidak memadai. Seringkali ini benar-benar dilewati,” katanya Forum Westminster acara kemarin.
Kontrak cenderung dibuat berdasarkan kasus bisnis garis besar untuk proyek “tanpa pemahaman yang baik tentang persyaratan,” katanya.
“Menetapkan kontrak terlalu dini berarti bahwa detail persyaratan dan kompleksitas mulai muncul dari waktu ke waktu saat program sedang berlangsung,” kata Gallagher pada konferensi tersebut. “Ini bisa menjadi waktu yang cukup lama sebelum mereka semua diketahui dan berbulan-bulan dapat berlalu dalam program, dan kemudian menyakitkan kedua belah pihak ketika semua pihak benar-benar memahami apa yang terjadi, tetapi pengaturan pengiriman telah diperbaiki dengan kontrak yang tidak fleksibel. Saya pikir inilah yang kami lihat sebagai masalah besar yang perlu dipikirkan lebih lanjut [through].”
Dalam laporannya tahun lalu, NAO memilih Jaringan Layanan Darurat pemerintah yang malang karena kelebihan anggaran dan jatuh tempo. Dikatakan biaya proyek naik dari £ 6,2 miliar pada 2015 menjadi £ 9,3 miliar pada 2019 – meningkat sebesar £ 3,1 miliar – sementara jadwalnya mundur tujuh tahun.
Joanna Davinson, yang dalam perannya di Home Office menghabiskan tiga tahun terakhir mengawasi ESN, diangkat menjadi direktur eksekutif Central Digital and Data Office (CDDO) pemerintah Inggris tahun lalu. Dia sekarang siap untuk meninggalkan jabatannya.
Terlalu sedikit pegawai negeri paling senior yang memahami proyek perubahan digital, kata Gallagher, menciptakan risiko bahwa mereka mungkin gagal.
“Ada generalis di pemerintahan – saya tidak berbicara tentang spesialis digital – yang membuat banyak keputusan tentang ruang lingkup, bentuk, dan kemungkinan hasil dari program digital utama, padahal sebenarnya mereka tidak memenuhi syarat untuk melakukan itu. Dalam hal ini , seringkali ada ambisi yang tidak realistis untuk teknologi yang belum teruji. Apa pun yang berkaitan dengan ambisi berlebihan dan kemudian teknologi mutakhir adalah masalah besar.”
Masalah yang diciptakan oleh kurangnya pengetahuan digital dalam manajemen senior meluas ke pengelolaan dan migrasi dari sistem lama. “Ini berarti bahwa sementara kita memiliki banyak CIO yang sangat berpengalaman di pemerintahan, kadang-kadang mereka tidak didengarkan karena pemimpin non-digital tidak dapat benar-benar memahami atau memahami apa yang mungkin dikatakan oleh CIO kepada mereka tentang beberapa hal. risiko dan kompleksitas yang terlibat,” kata Gallagher.
Direktur NAO mengatakan jumlah proyek lintas pemerintah selama 25 tahun terakhir mengungkapkan betapa sulitnya untuk mencapai hasil.
“Ambisi untuk layanan kelas dunia menggunakan sistem dan data gabungan dimulai sejak pertengahan 1990-an. Dan dari sana kami dapat melacak aliran kebijakan dan inisiatif yang stabil hingga strategi data nasional di akhir 2020-an. Mereka’ Semuanya adalah strategi yang bagus. Sebagian besar mencakup hal yang serupa. Namun bagi kami, hal itu benar-benar menunjukkan betapa sulitnya transformasi sejati. Fakta bahwa pemerintah telah berulang kali menetapkan visi untuk perubahan digital yang radikal ini – dan langkahnya sangat lambat – kami harus menyimpulkan bahwa itu meremehkan betapa mudahnya mencapai perubahan di dunia nyata.”
Megan Lee, direktur kinerja strategi dan operasi CDDO yang juga berbicara pada acara tersebut, mengatakan CDDO telah membentuk sekelompok sekretaris tetap, pegawai negeri paling senior di setiap departemen Whitehall.
“Menyadari bahwa digital dan data secara inheren adalah bagian dari cara kita semua berbisnis, kami telah membentuk dewan digital dan data tingkat sekretaris permanen untuk meningkatkan profil agenda kita di seluruh pemerintahan. Kami [also] memperkuat hubungan kami dengan masyarakat di ruang transformasi, di ruang operasi, dan seterusnya,” katanya.
Lee bergabung dengan CDDO dari konsultan manajemen McKinsey, yang tahun lalu memenangkan kontrak pemerintah senilai £3 juta “mencari dukungan konsultan ahli untuk merancang pendekatan lintas departemen guna mengatasi prioritas inti digital, data, dan teknologi (DDaT), mengembangkan kasus bisnis lintas pemerintah dan rencana kerja.”
Musim panas lalu, sebuah laporan independen tentang Pengorganisasian Pengiriman Digital yang ditulis oleh Dewan Ekonomi Digital, memperingatkan “kualitas pengiriman produk teknis yang tidak pasti” dengan pemerintah pusat. Ia menambahkan bahwa proyek akan gagal karena kegagalan untuk mendukung praktik terbaik. ®