Pada awal tahun, ketika tampaknya Rusia akan menginvasi Ukraina, MacPaw yang berbasis di Kyiv mulai membuat rencana untuk beroperasi selama masa perang.
CTO Vira Tkachenko dijelaskan di Konferensi Pengguna Jamf Nation bagaimana 500 orang pembuat perangkat lunak Mac dan Windows mempersiapkan konflik. Penilaian risiko adalah sesuatu yang harus dihadapi setiap organisasi, tetapi ketika ada pasukan yang berkumpul di perbatasan Anda, itu memusatkan pikiran.
“Itu sangat menakutkan bagi kami dan kami memutuskan untuk membuat rencana,” kata Tkachenko, menambahkan bahwa mereka awalnya mengandalkan laporan dari badan intelijen Barat tentang antisipasi dimulainya invasi. Langkah pertama, katanya, adalah menetapkan prioritas, karena Anda tidak bisa melakukan semuanya.
“Prioritas nomor satu kami adalah tentang keamanan dan stabilitas layanan kami,” jelasnya, “karena untuk pelanggan, tidak masalah apakah Anda memiliki, katakanlah tornado atau perang atau pandemi, mereka mengharapkan layanan yang mereka gunakan , mereka hanya harus bekerja.”
Ada prioritas yang lebih mendesak – yang disebut Tkachenko sebagai “prioritas nol” – keamanan fisik anggota tim perusahaan. Sekitar 70 persen karyawan berada di Ukraina, katanya, kemudian menambahkan bahwa dia tidak akan membahas keamanan personel dalam presentasinya dan akan fokus pada sisi teknis kelangsungan bisnis.
Seorang juru bicara MacPaw memberi tahu Pendaftaran bahwa saat ini 10 anggota tim MacPaw telah dimobilisasi untuk mendukung upaya perang Ukraina dan hingga saat ini tidak ada yang terbunuh atau terluka.
Siapkan rencana
Langkah pertama untuk mempersiapkan melibatkan menyusun daftar kemungkinan risiko.
“Kami memperkirakan tidak akan ada internet di seluruh Ukraina, sehingga infrastruktur dan menara seluler kami akan rusak dan kami tidak dapat beroperasi karena tidak ada konektivitas internet,” kata Tkachenko. “Risiko berikutnya yang kami lihat adalah tentang pendudukan fisik kantor kami oleh penjajah, jadi tidak mungkin memasuki kantor kami.”
Lalu ada risiko serangan terhadap layanan perusahaan. “Perang modern, ini bukan hanya tentang hal-hal militer, tetapi juga tentang perang dunia maya,” kata Tkachenko. “Dan untuk hari ini, kita memiliki, seperti, perang dunia maya terbesar yang terjadi di dunia.”
Tim MacPaw mengidentifikasi risiko lain: meningkatnya serangan phishing terhadap karyawan dan akun media sosial perusahaan; akses tidak sah dari perangkat yang hilang atau ditangkap; gangguan rantai pasokan perangkat keras; dan pengaruh sanksi dan konsekuensi beroperasi dari zona perang, seperti keengganan pemasok untuk menjaga hubungan.
Tkachenko mengatakan Rencana Kesinambungan Bisnis TI Wabah Perang MacPaw 2022 “dibuat di Google Spreadsheet, salah satu instrumen favorit saya sebagai manajer.” Ini menjelaskan aset layanan seperti Okta, Github, dan AWS, prosedur darurat untuk mengamankan sistem, prosedur pencadangan, anggota tim yang bertanggung jawab, dan sebagainya.
“Kami memiliki dua prosedur,” jelasnya. “Yang utama dan yang cadangan, jika yang utama tidak berfungsi. Dan instruksinya sangat sederhana, dengan petunjuk paling sedikit yang perlu kita ikuti untuk melakukan sesuatu. Dan merupakan ide bagus untuk membuatnya sangat sederhana. Karena kadang-kadang darurat, Anda menjadi sangat emosional. Anda tidak dapat melakukan sesuatu yang benar-benar rumit jadi lebih baik membuatnya tetap sederhana.”
Bisnis tersebut juga membentuk tim darurat – dua orang yang mewakili setiap produk atau layanan yang dapat memperbaiki masalah apa pun yang muncul atau mengetahui siapa yang harus ditanyakan. Orang-orang ini, kata Tkachenko, diminta untuk pindah ke tempat yang aman atau setidaknya ke Ukraina barat, di mana ancaman invasi tampaknya tidak akan terjadi lagi.
Penguncian darurat
Pada saat itu, pembekuan kode dilakukan. “Hanya orang dari tim darurat yang berhak membuat perubahan atau menyetujuinya,” jelas Tkachenko. “Dan tugasnya adalah menilai apakah perubahan itu cukup aman untuk dilakukan dan apakah benar-benar perlu dilakukan sekarang.”
Pekerjaan jarak jauh juga masuk dalam daftar persiapan, tetapi Tkachenko mengatakan bahwa pandemi COVID-19 telah memaksa MacPaw untuk beradaptasi. Adanya perang yang tiba setelah pandemi berarti sudah siap untuk pekerjaan jarak jauh, katanya.
MacPaw juga mengadopsi aplikasi perpesanan Signal sebagai saluran komunikasi cadangan jika saluran Slack perusahaan tidak lagi berfungsi. Dan berencana untuk memindahkan layanannya sepenuhnya ke infrastruktur cloud. Sebagian besar alat biz sudah menjadi layanan cloud tetapi MacPaw masih membutuhkan perangkat lunak lokal dan itu harus diubah. Persiapan perang pada dasarnya membantu MacPaw mempercepat transisinya ke cloud.
Perusahaan membeli beberapa laptop terlebih dahulu, mengharapkan gangguan yang mungkin mencegahnya, dan juga berinvestasi dalam dua sistem internet satelit, Terminal Satelit Ground Control MCD-4800 BGAN dan Terminal Internet Cobham Explorer 710 – BGAN.
Tkachenko tidak terlalu antusias dengan kedua sistem tersebut. Perangkat kerasnya mahal dan begitu pula paket datanya, katanya. Dan sistemnya sulit dibeli. Seorang administrator sistem menghabiskan sekitar satu minggu untuk mengatur terminal satelit, tetapi kecepatannya tidak bagus.
Tkachenko mengatakan hal-hal yang lebih baik tentang SpaceX Starlink, yang mengaktifkan layanan internet satelitnya untuk Ukraina tak lama setelah invasi. Pada bulan Maret, dia memiliki penerima Starlink. “Itu masalah besar,” katanya. “Tidak hanya untuk kami tapi untuk militer kami khususnya.”
Tembakan
Ketika invasi dimulai pada 24 Februari, MacPaw sudah sangat siap. “Saya mendengar sirene pada pukul lima pagi,” kenang Tkachenko. “Dan itu adalah pengalaman yang sangat mengejutkan. Bahkan jika Anda mengharapkannya, itu masih mengejutkan.”
Setelah menelepon tim eksekutif perusahaan, rencana darurat diaktifkan. Tidak semuanya berjalan seperti yang diharapkan tentu saja. Tkachenko menggambarkan bagaimana laptop yang dikirim ke seorang karyawan dua hari sebelum invasi tidak pernah berhasil. Perangkat itu akhirnya ditempatkan di lokasi geografis di dekat Kyiv dan dilaporkan ke polisi tetapi belum ditemukan.
Juga menjadi sulit untuk memahami siapa yang bekerja dan dari mana karena karyawan harus berpindah-pindah, seringkali tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. Jadi pengembang perusahaan mengumpulkan sistem Slack open source yang disebut Aplikasi Bersama untuk melacak karyawan.
“Ia menanyakan di mana Anda berada dan mendapatkan geolokasi, lalu ia menanyakan apakah Anda aman dan dapat bekerja,” kata Tkachenko, “karena selama beberapa minggu kami mengalami keadaan emosi yang cukup buruk dari karyawan kami dan hampir tidak ada yang dapat bekerja.”
Singkatnya, kata Tkachenko, jangan abaikan perencanaan, meskipun Anda tidak dapat memahami keadaan darurat sampai hal itu terjadi. Bicaralah dengan organisasi yang memiliki pengalaman serupa dengan apa yang Anda perkirakan. Tuliskan prosedur darurat Anda dan buat agar mudah diikuti, karena orang tidak dapat melakukan tugas rumit di bawah tekanan. Dan mengharapkan perubahan cepat.
Tkachenko percaya MacPaw menangani krisis dengan cukup baik dan mencatat bahwa tim darurat dibubarkan pada 14 Maret karena konflik menjadi lebih rutin.
“Kami berhasil memastikan keamanan dan stabilitas perusahaan kami di masa perang,” katanya. “Kami merilis beberapa pembaruan besar selama waktu itu dan bahkan merilis beberapa produk baru. Jadi mungkin untuk beroperasi secara normal bahkan di masa-masa sulit.” ®